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L’Office Européen des Brevets est l’une des plus grandes institutions publiques européennes qui permet de renforcer la coopération sur les brevets en Europe. L’OEB est également la référence mondiale en matière d’information brevets et de recherche sur les brevets.
L’OEB a confié à Infotel l’ensemble des processus d’acquisition et de transformation des données brevet et non brevet.
L’équipe DFA (Data Flow Adaptations) est responsable de créer et maintenir un ensemble de process (environ 500) qui doivent implémenter les traitements nécessaires aux différents flux d’entrée de données brevets et non brevets de l’OEB.
Le service, assuré en multi-sites, managé avec les méthodologies Agile/Scrum, est soumis d’une part à des horaires de support (7h-19h) et d’autre part à des SLAs liés à la sévérité des problèmes détectés.
Maintenance des processus d’acquisition, transformation :
« Un des principaux défis du projet DFA a été de mettre en place l’Agilité dans un contexte multiculturel sur trois sites répartis aux Pays-Bas, en France et au Pérou. Voici quelques clefs de notre réussite.
Le Scrum Master est basé sur le site principal du client se trouvant aux Pays-Bas, permettant ainsi un contact permanent et rapide avec le Product Owner et les Business Analysts du client. Les nouveaux collaborateurs basés sur un site distant doivent impérativement passer au minimum deux semaines sur le site principal afin d’établir une relation de confiance avec les différentes parties prenantes du projet (PO, BA, …). La communication entre les différents sites est assurée par des moyens de communication collaboratifs performants tels que Skype et Webex.
La dimension multiculturelle de l’équipe n’est pas non plus à négliger ! Il a été nécessaire de coacher les collaborateurs afin que tout le monde ait la même définition de l’urgence, de la transmission d’information, du reporting, … Maintenir l’esprit d’équipe est aussi essentiel et peut se traduire par des photos de chaque collaborateur sur le mur des différents sites, l’organisation de « virtual meet-up » pour célébrer des événements importants dans la vie du projet, … Enfin il faut souligner que les collaborateurs des sites distants doivent développer une très bonne communication car il est moins aisé d’expliquer un problème via Skype que face à face. Ce défi, nous l’avons relevé grâce à une équipe compétente, dynamique et motivée. »
En place depuis 2008
Équipe :
Charge :
Traitement automatisé des demandes de prêt et simplification du KYC "Know Your Customer".
Traitement automatisé des documents scientifiques et autres documents liés au dépôt de brevet pour la propriété intellectuelle.
Traitement automatisé des reçus, factures et autres documents financiers etc.
