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Arcsys – Archivage électronique à valeur probante

Pour avoir plus d’informations, consultez directement le site web    Arcsys

AXA choisit le logiciel Arcsys d’Infotel pour son service groupe d’archivage électronique à valeur probante.

Contexte & enjeux

L’objectif est de bâtir un service d’archivage mutualisé pour les filiales du Groupe AXA, de garantir la valeur de preuve des données archivées, d’assurer la conformité réglementaire et normative des archivages et enfin de servir les différents besoins d’archivage du groupe, qui sont :

  • Archivage réglementaire : comptabilité, factures, données fiscales…
  • Documents engageants : contrats, offres commerciales…
  • Décommissionnement d’application
  • Archivage à la demande

Solutions apportées

Le logiciel Arcsys a été déployé en environnement haute disponibilité pour servir l’ensemble des besoins d’archivage des différentes entités AXA.

Différentes interfaces et plusieurs connecteurs ont été mis en œuvre afin d’automatiser les versements de données depuis les applications métiers. Au final, plus de 120 applications sont clientes du service d’archivage et près de 100 chaînes d’archivage sont lancées quotidiennement.

Bénéfices

Ils sont au nombre de 4 :

Industrialisation & maîtrise des processus d’archivage
Conformité & Sécurité
Scalabilité
Réduction des coûts d’archivage

Ils témoignent

Le point de vue de l'expert

Arcsys a été choisi sur des critères de performance économique, de conformité à l’état de l’art en matière d’archivage à valeur probante et sur sa capacité à offrir un service d’archivage mutualisé à l’échelle du Groupe AXA.


Chiffres clefs

40 entités utilisatrices du service d’archivage
120 applications versantes
26 To de données archivées par an
110 To d’archives gérées

banque

Banque

Traitement automatisé des demandes de prêt et simplification du KYC "Know Your Customer".

Fonctionnement

  • Amélioration du KYC et embarquement des clients en vérification automatiquement l'identité des nouveau clients grâce au traitement intelligent des documents d'identité sur le web ou dans une application.
  • Accélération des demandes de prêts et d'hypothèques : traitement et classification automatique des documents entrants, extraction des informations et validation des points de données.
  • Prévention de la fraude et respecte des règles : automatisation des contrôles de conformité réglementaire sur les contrats, les documents financiers et les documents d'identité.
  • Facilitation et simplification de la compréhension des dépenses des consommateurs : classification des transaction bancaires en lisant les données des postes de reçus et de factures.
Brevets

Brevets

Traitement automatisé des documents scientifiques et autres documents liés au dépôt de brevet pour la propriété intellectuelle.

Fonctionnement

  • Reconnaissance et indexation automatique des champs pour une recherche précise parmi les documents relatifs au dépôt de brevet.
  • Uniformisation des documents en lien avec les spécifications qui sont ainsi mis à jour : bibliographie, brevet expiré, brevet renouvelé, etc.
Comptabilité

Comptabilité

Traitement automatisé des reçus, factures et autres documents financiers etc.

Fonctionnement

  • Automatisation des processus comptable : réconciliation des comptes bancaires, déclaration de TVA, saisie des factures fournisseurs.
  • Standardisation et harmonisation des processus comptables de l'entreprise.
  • Sécurisation de la qualité des données en supprimant les erreurs manuelles et en synthétisant les contrôles.
  • Contribution à la réduction des risques de fraude, renforcement de la sécurité des opérations, la pise d'audit et le contrôle interne.
  • Accompagnement dans la conduite du changement et des équipes comptables sur l'appropriation de cette nouvelle solution.