L’archivage légal des comptabilités

Les obligations légales imposent aux entreprises de se doter d’outils permettant la consultation des éléments comptables sur un historique pouvant atteindre 10 ans dans le cadre de la Piste d’Audit Fiscal.

Afin d’éviter d’importantes pénalités, les directions financières sont dans l’obligation de communiquer et de justifier leurs informations comptables.

Les particularités auxquelles doivent impérativement répondre les systèmes d’archivage sont dans leur capacité à :

• extraire les données pertinentes des applications de Production et leur associer des critères d’indexation ;
• construire des lots fonctionnels cohérents ;
• gérer la multiplicité des formats de données ;
• archiver quotidiennement d’importants volumes ;
• restituer dans un délai court les informations.

La maîtrise des risques

Le nombre considérable de documents en circulation dans les sociétés incite les entreprises à se doter d’une archive documentaire, à l’usage du plus grand nombre de collaborateurs et de partenaires.
Les caractéristiques des systèmes d’archivage de documents résident dans leur capacité à :

• gérer un nombre important de documents (plusieurs millions) ;
• les classer et les indexer de manière pertinente ;
• servir un nombre élevé de demandes quotidiennes ;
• restituer les documents sur des supports différents (écran, papier, CD-ROM, etc.).

L’archivage des données structurées

L’augmentation des données, produites de manière quotidienne par les applications informatiques, et devant être conservées pour d’éventuelles consultations, conduit les entreprises à archiver ces informations de façon organisée.
L’archivage des données structurées doit résoudre des problèmes complexes :

• collecter les fichiers de données, quelle que soit leur localisation ;
• classer les informations qu’ils contiennent selon des critères de regroupement fonctionnels ;
• indexer puis stocker le résultat de ces nouveaux agencements sur des supports d’archivage ;
• optimiser les opérations de consultation.

L’archivage de données de Production

Face à l’évolution permanente du volume géré par les applications, l’archivage des données de Production a pour objectif de déplacer les données peu ou plus utilisées vers des supports de stockage secondaire. Les bénéfices attendus sont :

• de rationaliser l’espace disque en ligne par l’archivage des données sur des médias à temps d’accès plus lent ;
• d’améliorer la performance globale des applications.

Selon la nature des applications, progiciels du marché ou développements spécifiques, les solutions d’archivage s’appliquant généralement aux données gérées par les SGBD relationnels, imposent :

• l’accès direct aux SGBD tout en conservant l’intégrité des données ;
• l’utilisation d’interfaces propriétaires fournies par les éditeurs d’ERP