Dans le cadre de la Piste d’Audit Fiscal :

quelle solution d’archivage choisir ?

LE CONTEXTE

La réglementation relative à la PAF - Piste d’Audit Fiscal - (la loi date de 1990, les instructions administratives de 1991 et 1996) impose aux sociétés de conserver sur une période pouvant atteindre 10 ans, voire au-delà, l’ensemble des éléments concourant, directement ou indirectement, à la formation des résultats comptables ou fiscaux et à l’élaboration des déclarations réglementaires. Les éléments concernés sont de plusieurs natures :

• La documentation informatique.

L’Administration rappelle qu’une documentation informatique n’est pas nécessairement présentée sur support papier et qu’elle peut être constituée ou conservée sous forme informatique. Elle reconnaît également que l’instruction du 14 octobre 1991 présentait un modèle complet de documentation, mais qu’il n’est pas exigé de chaque entreprise qu’elle constitue un tel ensemble, dès lors que les éléments dont elle dispose sont suffisants pour constituer une documentation permettant d’éclairer techniquement et fiscalement l’Administration.

• La conservation des données et des traitements.

Concernant la conservation des données élémentaires, et contrairement à l’attente des entreprises, l’Administration maintient, voire durcit, sa position, puisqu’elle considère, d’une part, qu’elle n’a pas à définir a priori et par instruction le détail des données conservées pour chaque organisation informatique, et qu’elle rappelle, d’autre part, que l’entreprise doit prendre garde à l’insuffisance des données conservées, dans l’optique par exemple de la valorisation d’une erreur d’interprétation d’un texte fiscal.

Pour les traitements intermédiaires, l’Administration maintient également sa position, contre l’attente légitime des entreprises, en considérant qu’en principe ces traitements doivent être intégralement conservés, car ils permettent d’analyser les chaînes de traitement dans une optique fiscale.

Il a parfois été compris que les entreprises doivent être en mesure de reproduire des environnements de travail successivement mis en œuvre au cours de la période vérifiée.

L’évolution des grands systèmes d’information, ainsi que les ruptures introduites dans la continuité logicielle, du fait de produits favorisant la gestion intégrée, rendent cette solution difficilement réalisable dans de nombreux cas.

LES ENJEUX

L’enjeu pour les entreprises est de maîtriser l’information archivée pour ne présenter à l’administration fiscale que les éléments nécessaires et suffisants pour répondre à ses demandes. Une non maîtrise pourrait conduire :

• à délivrer à l’administration fiscale davantage d’informations que nécessaire ;
• à ne pas savoir répondre à l’administration fiscale, situation pouvant être sanctionnée.

LES CONSÉQUENCES

Ne pas maîtriser l’information archivée c’est s’exposer :

• à des coûts financiers importants en cas de redressement ; selon les sources de la Direction Générale des Impôts, on compte pour l’année 2001, 45 359 vérifications de comptabilités et le total des droits simples rappelés et des pénalités sur l’ensemble des vérifications s’élève à 9 376 M€ ;
• à l’impact médiatique négatif que pourrait avoir cette information auprès de ses Clients.

Les directions générales des entreprises doivent se doter d’une solution répondant aux besoins de la PAF. La recherche de la solution à mettre en œuvre doit être guidée par deux objectifs majeurs, le premier relevant principalement de la maîtrise d’ouvrage, le second concernant les aspects informatiques.

LE PROJET PAF

Pour parvenir à une solution adaptée, il est essentiel de considérer le projet « PAF » comme un projet d’entreprise, ne se réduisant pas à un projet purement technique.

Dans ces conditions, le projet doit être « porté » par la maîtrise d’ouvrage (Direction de la Fiscalité/Direction Financière et Comptable).

En effet, c’est à la Maîtrise d’ouvrage qu’il appartient de :

• traduire la réglementation fiscale en éléments propres à l’entreprise répondant aux questions :
  • quels sont les « objets » du système d’information de l’entreprise à conserver ?
  • quelle est la classification de ces « objets » à adopter ?
• établir le cahier des charges de la solution informatique à mettre en place ;
• définir l’organisation (responsabilités et procédures) pour les processus de collecte, de classification, de stockage, de restitution et de communication à l’Administration Fiscale.

En conséquence, il est indispensable d’identifier précisément les éléments devant être conservés et de les classifier (organiser leur rangement).

De son côté, la Maîtrise d’œuvre doit se doter d’un outil :

• disposant de mécanismes optimisés de stockage, de recherche et de restitution ;
• perturbant le moins possible l’exploitation courante (l’archivage ne fait généralement pas partie du cœur de métier de l’entreprise) ;
• capable de « s’intégrer le plus harmonieusement possible » dans l’architecture technique de l’entreprise, en tenant compte des caractéristiques :
  • des plates-formes où résident les éléments à collecter : systèmes d’exploitation, SGBD, …) ;
  • de la plate-forme de stockage : systèmes d’exploitation, SGBD, data mover, robotique ;
  • des communications inter-plates-formes.

L’OFFRE INFOTEL D’ARCHIVAGE DE DONNÉES SOUS OS/390

La solution, mise en place par Infotel chez des clients renommés (dans les domaines Banques/Finances et Assurances), s’appuie sur un produit logiciel comprenant :

• des agents de collecte multi plates-formes (OS/390, HPUX, SOLARIS, AIX, Windows) et multi SGBD (DB2, Oracle, Sybase, Informix) ;
• un moteur d’indexation multi critères ;
• un moteur d’archivage dans un format universel et auto-descriptif sur Mainframe IBM ;
• un outil d’administration et de surveillance de l’archivage par Intranet.

PRINCIPE DE FONCTIONNEMENT

Cette figure se lit comme suit :

Les demandes d’archivage sont déclenchées au travers d’ agents d’archivage qui sont disponibles sur 9 plates-formes.

Elles se traduisent par le transfert des données à archiver dans l’environnement du moteur d’archivage.

Le moteur d’archivage s’exécute sur une plate-forme serveur OS/390. Il repose sur 2 composants principaux :

• le logiciel d’archivage proprement dit, qui traite les demandes d’archivage reçues des clients, alimente le référentiel d’archivage et pilote le « data mover » ;
• le « data mover » proprement dit, qui assure l’écriture des données archivées sur le media (ainsi que leur lecture lors des opérations de restauration), repère et conserve la localisation des données, gère et optimise le parc de media dédié au logiciel d’archivage.

Une interface graphique disponible sous intranet permet de consulter le référentiel d’archivage et de préparer des demandes de restauration.

CONCLUSION

Dans le cadre de la démarche conseillée, Infotel est en mesure :

• d’accompagner la Direction Informatique sur la base de son expertise technique dans les domaines de l’archivage (collecte, classification, stockage, restitution) et des grandes bases de données :
  • étude d’architecture de la solution,
  • préconisation de produits,
  • développement, installation,
  • assistance au démarrage,
  • etc.
• d’accompagner la maîtrise d’ouvrage par l’intervention de partenaires experts-comptables.

Alain TERRIOUX

Dossiers Infotel
Michel KOUTCHOUK
Tél. +33 (0)1 48 97 38 38
dossiers@infotel.com

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