L’European Patent Office améliore ses performances en automatisant l’administration des données

Personnes interviewées :

• Alain Lambert : Directeur des services opérationnels au sein du département informatique de l’EPO.
• Bernard Leverd : Responsable du groupe bases de données au sein de la Direction Service Opérationnel, Responsable du suivi de l’installation des bases de données IDMS et DB2 à l’Office.

REPÈRES :

Activité : L’Office Européen des Brevets (OEB) - ou European Patent Office (EPO) - a pour mission de délivrer des brevets européens. Le brevet donne à son titulaire le droit d’empêcher autrui de faire une utilisation commerciale de son invention.

En Chiffres :

• 1973 : signature de la Convention sur le brevet européen à Munich.
• 1977 : 7 états membres.
• 1998 : 20 états membres.
• 2001 : 150 000 demandes de brevet.
• 2002 : 5 000 agents.
• 1 million de demandes de brevet publiées. Pour exécuter ses recherches, l’OEB a accès à 42 millions de documents provenant de 70 pays.

Plate-forme de développement : OS/390, Unix, Windows 2000, Windows NT, DB2, CICS, Websphere.

Infotel Actualités : Tout d’abord pourriez-vous nous préciser votre rôle et vos responsabilités au sein de l’EPO ?

Alain Lambert :

Notre département de 65 personnes permanentes et 25 contractuelles, est en charge du fonctionnement des grands systèmes (mainframe IBM) avec une configuration de l’ordre de 3 000 Mips.
L’installation des « operating systems » comprend la mise en place des systèmes de gestion de bases de données.
Nous participons avec les Études à la définition des bases de données, à leur implémentation et au suivi des applications en production. La direction est en charge du réseau local des différents bâtiments de l’EPO (Berlin, Vienne, Munich et La Haye) et des connexions avec les offices nationaux, japonais et américain.
Notre coopération avec les offices nationaux s’étend de plus en plus (24 pays connectés bientôt 30 avec l’adhésion des pays de l’Est).
Nous avons mis en place une direction qui s’occupe plus particulièrement des besoins techniques des offices nationaux.

Infotel Actualités : Pouvez-vous maintenant nous présenter votre département informatique et votre parc applicatif ?

Alain Lambert :

Le groupe informatique de l’Office est dirigé par Monsieur Willy Minnoye et comprend environ 440 personnes (270 permanents et 170 contractants dispatchés sur La Haye, Munich et Vienne).

Pour le développement :

Trois départements développent et maintiennent les applications de l’Office. Nous gérons, par exemple à travers l’application BNS qui est un moteur d’archivage développé par Infotel, la gestion de l’archivage des brevets.
Pour faciliter la prise en charge des procédures de dépôt des brevets, nous avons développé l’application « Phœnix » à laquelle Infotel a fortement participé.
Nous avons une autre application « EPASYS » qui assure toute la procédure administrative du brevet, le suivi pendant toute sa durée de vie ainsi qu’ « EPOLINE » qui permet d’utiliser ce système partout dans le monde au travers d’Internet.
D’autre part, nous sommes en phase de fin de migration des systèmes financiers et ressources humaines sur SAP R3.

Pour l’infrastructure :

Un département est responsable de l’infrastructure et de l’ingénierie UNIX, Windows 2000 et Windows NT.
Un autre département opérationnel est responsable des serveurs de l’entreprise (mainframe IBM), des operating systems, des bases de données, du réseau, des opérations 24 h/24 et 7 j/7, y compris les systèmes « middle-tier », Unix et Windows NT.
Nous sommes également responsables des aspects sécurité physique, du plan de sauvegarde, des procédures de mise en production, des tests d’acceptance, de la gestion des environnements, des tests d’intégration, de la pré-production et de la production pour toutes les applications « cross- platforms ».

Sur l’aspect budgétaire :

Le budget informatique de l’Office est d’environ 100 millions d’euros (hors staff), incluant les frais de fonctionnement, d’acquisition des hardwares et softwares et le démarrage de projets spécifiques.
Pour mon département, il est d’environ 40 millions d’euros pour la gestion du hard et du mainframe, le soft, le réseau, la capacité de stockage et les services à travers les contractants (hors staff permanent).
En terme d’Infrastructure, nous maintenons une architecture 3 niveaux.
Nous avons fait le choix, il y a quatre ans, que le RDBMS de l’Office serait DB2 et nous sommes à ce jour toujours en phase de migration.
Nous avons mis en place en 1995 une architecture Middle-tier sur AIX qui ne cesse de croître.
Nous avons décidé la migration de toutes nos bases de données et stations de travail, historiquement sur OS2, vers Windows 2000.
Le projet est en procédure d’acceptation, et le déploiement général est prévu pour le 1er trimestre 2003.
Nous aurons ainsi 6 500 stations de travail Windows 2000 et des serveurs Windows NT déjà en place qui gèrent tous les « file systems ».
Nous avons un gros site d’archivage.
En 1995, nous avons lancé un appel d’offre international remporté par Storagetek avec Infotel comme partenaire software. Il s’agissait à l’époque d’installer nos 30 millions de brevets sur 45 000 cartouches dans huit robots Storagetek avec une collection de brevets doublée (pour raison de sécurité).
Le logiciel développé par Infotel permettait de rechercher des documents fac-similés sur cartouches, de les descendre sur un « buffer » afin de les mettre à disposition des stations de travail pour nos utilisateurs examinateurs.
En 1998, les 30 millions de brevets ont été mis en ligne pour des besoins extrêmement précis : l’Office a pris la décision stratégique d’ouvrir l’accès à toute sa collection de brevets sur Internet et là, il n’était plus question de faire du « near line » avec des documents stockés sur cartouche puisque les temps de réponse étaient trop longs (1 minute et demie).
En l’espace de 3 à 4 mois, nous avons triplé notre surface disque pour descendre nos 30 millions de brevets sur disque. Infotel a su adapter rapidement le moteur d’accès aux documents pour pouvoir y accéder non plus sur cartouche mais sur disque.
Depuis lors l’accès aux collections de brevets via Internet ne cesse d’augmenter grâce à un moteur de recherche simplifié. Les temps de réponse ont prodigieusement diminué et sont en dessous de la seconde.
Nos moteurs de recherche sont très puissants et c’est pour cela qu’ils tournent sur des systèmes 390 que ce soit le moteur BNS ou EPOQUE qui permet de faire des recherches par mots clés dans des bases de données pour sélectionner les brevets pertinents.
Quant aux techniques utilisées sur les moniteurs installés sur le mainframe, elles sont à base de CICS (moniteur transactionnel). On installe de plus en plus des moniteurs Websphere de chez IBM sur les serveurs AIX, qui permettent aussi de faire du transactionnel.
Par ailleurs, nous essayons d’assurer un meilleur support aux nouveaux projets en fédérant à travers un groupe d’architecture (nouvellement créé) les différentes demandes techniques pour aboutir à une architecture consolidée.
Notre informatique doit faire face à l’augmentation des volumes des applications qui sont de plus en plus complexes en tenant compte d’une échelle de temps réduite pour la mise à disposition des systèmes.
Pour répondre à la demande de nos utilisateurs nous devons augmenter les connaissances de nos ressources internes et faire appel à des prestataires extérieurs.

Infotel Actualités : Quels étaient vos besoins en termes d’automatisation, de réorganisation des données ? Sur quels critères avez-vous fait votre sélection ?

Bernard Leverd :

Nous sommes un ancien site IDMS consommant énormément de ressources humaines en terme de back-up et de réorganisation de bases. À l’Office, nous avons deux personnes à plein temps pour préparer ces travaux, les lancer et contrôler le résultat.
Lorsque nous avons décidé de passer à DB2, le critère principal (pour l’acquisition d’utilitaires) était d’automatiser complètement les back-up et les réorganisations des bases.
Les utilitaires que nous allions acquérir devaient être capables de supporter nos services 24 h/24 et 7 j/7 avec une fenêtre Batch de nuit qui ne cesse de se réduire au fur et à mesure des années alors que le volume des données augmente.
Pour conclure, nous devions pouvoir définir nos back-up ou nos réorganisations de façon complètement générique, c’est-à-dire sans être obligés de revoir nos procédures à chaque ajout ou suppression d’une base de données.
Bref, nous avions besoin que tout soit automatisé.

L’appel d’offre en mars 2000…

Je connaissais les sociétés CA et BMC, c’est alors que j’ai découvert Infotel par les activités de développement réalisées par Infotel pour l’Office, et j’ignorais tout d’Infotel en tant que fournisseur d’utilitaires et de produits DB2.
J’ai ainsi pu connaître les produits et j’ai ainsi rajouté Infotel sur la liste des « bidders » potentiels qui comprenait IBM, CA et BMC.

Infotel Actualités : Pourquoi avoir choisi Infotel comme partenaire ?

Bernard Leverd :

Sur le plan technique Infotel répondait de façon positive à tous nos critères de sélection, et a donc été retenu dans la « short list ».
BMC et CA répondaient aussi à la majorité de nos demandes, néanmoins, pour la partie automatisation qui était un de nos critères principaux, BMC et CA y répondaient de façon moins précise et moins pertinente qu’Infotel.
Par ailleurs, nous avions l’impression qu’Infotel allait répondre plus rapidement à nos problèmes éventuels ou à nos besoins, les contacts qu’on pouvait avoir nous semblaient plus réactifs (équipe dédiée). L’expérience nous a prouvé que le temps de réaction d’Infotel était excellent et que nous avions de très bons contacts avec le « Help Desk » (support technique).
Au niveau de BMC et CA, les développements ne sont pas faits dans un pays proche des Pays-Bas mais aux États-Unis. Lorsque nous souhaitons faire des améliorations, nous devons faire face à une procédure très longue qui généralement n’aboutit pas, ce qui n’est pas le cas d’Infotel.
Autre point positif, nous rencontrons régulièrement Patrick Allouche (Directeur Division Logiciels Infotel) qui nous offre une grande réactivité et une très bonne force de proposition.
L’Office étant un organisme multiculturel avec une équipe DB2 récente venant d’horizons et de nationalités différentes, ce groupe ne connaissait pas bien la gamme Infotel mais beaucoup mieux celle de BMC et CA (dimension internationale), tout ceci représentait un a priori plutôt défavorable au départ pour Infotel.
Nous sommes donc passés par une phase de sensibilisation, et de découverte de la gamme Infotel, en testant les produits. Et nous avons été rapidement satisfaits de leurs performances.
Infotel était positionné comme challenger par rapport aux autres dans l’évaluation et nous avons pris en quelque sorte un risque en proposant une solution originale faisant apparaître un savoir-faire technique important et qui nous assurait la pérennité de la solution mise en place.
Est aussi rentrée en jeu, dans les critères de choix, l’offre commerciale de l’entreprise prestataire. En effet, à partir du moment où nous étions rassurés sur la pérennité de la société et séduit par sa technicité, l’attractivité commerciale était loin d’être négligeable et sur ce point également, l’offre Infotel était la plus attractive.
Nous avons donc acquis quatre produits Infotel : MasterCopy, MasterCopySet, MasterReorg et MasterReorg On-line.

Infotel Actualités : Quels avantages avez-vous trouvé dans l’utilisation de la gamme MASTER-UTIL ? Quels bénéfices avez-vous tiré de ce type de solution ?

Bernard Leverd :

Aujourd’hui, avec la solution Infotel, nous oublions complètement l’aspect back-up et réorganisation des bases de données : « ça tourne tous les jours ».
Techniquement les outils Infotel offrent un parallélisme des différents travaux, aspect positif non négligeable pour le site.
De plus, la gestion complète et automatique du back-up par l’utilitaire nous a permis d’accélérer et de gagner du temps sur la fenêtre Batch.
Donc en résumé un gain de temps précieux, qui nous permet de libérer en interne nos ressources pour d’autres projets.

Contact :

Direction Services Paris
Éric FABRETTI
Tél. +33 (0)1 55 62 19 20
eric.fabretti@infotel.com

retour au sommaire